疫情期，如何通过线上联络构建社区化组织

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　　编者按：

　　连日来，新型冠状病毒感染的肺炎疫情牵动着公众的心。全国各地的医护人员在一线奋勇抗击，而全国所有的大大小小企业也在用自己的方式心系疫情。但随着春节假期延期的结束，一部分企业迎来了返工潮，成为疫情下的一次新的考验，目前新冠状病毒疫情仍处于上升期，国家以及各地区应对疫情的管控措施持续升级。一边是疫情，一边是企业为了生存而复工生产，如何在确保健康的情况下确保两者最大程度的“兼得”呢？在家远程办公成为了很多企业的重要选择，此举或将加速改变未来人们的工作方式并产生一系列的“蝴蝶效应”。


　　文丨李志沛

　　目前新冠状病毒疫情仍处于上升期，国家应对疫情的管控措施升级，国务院发布延长春节假期时间通知，上海、浙江等多省份要求企业不得于2月9日前复工，以字节跳动、腾讯等互联网公司为代表纷纷响应国家号召，提出让员工在家远程办公，以避免疫情在返工潮期间的进一步扩大。在此次疫情背景下，如何在家办公、如何高效远程协同，如何通过线上联络构建社区化组织？成为大家关注和需要解决的问题。

01

　　疫情当前，企业开工后办公面临的挑战？

　　素材1：杭州疫情通报，杭州30人开会，11人传染？

　　1月30日下午，杭州市新型冠状病毒的肺炎疫情防控工作第四次新闻发布会如期举行，杭州市副市长陈卫强介绍：“杭州29日确诊病例累计69例，还在爬坡，为什么有一天特别高呢，这是有特殊情况的。我们有一家企业，开了个会，30个人里面有11个人感染上了”。陈伟强好早大家依然要坚持自觉隔离、人人隔离、居家隔离，再隔离7天！为自己也为他人。

　　素材2：以字节跳动公司（抖音、头条等母公司）为代表的复工通知

　　2月3日（正月初十）在家办公，2月9日之前留在当前所在地，2月10日至13日再返回工作地，然后再在工作地自己家里隔离14天后，确认没事，大概在2月25日至27日再回公司上班。

　　素材3：携程穿越2003年非典困难时期的应对举措和成果

　　2003年非典，促进了京东、淘宝等互联网公司的崛起，但让以线下旅游为主营业务的携程网进入寒冬，携程网面临着坚持或撤离的抉择。同行很多公司纷纷裁员，但携程没有，一方面控制人力成本，规定所有管理人员只上半天班，拿60%的工资，另一方面内部举行了大量的培训和业务流程优化，提升员工能力，强化内功，迎接后非典时期业务爆发的到来。果不其然，非典后兵强马壮、养精蓄锐已久的携程，迎来了大丰收。

　　素材1和2是众多企业春节后返工如何有效开展工作面临的困难和挑战。素材3则有更多启示，疫情再次来袭，携程的历史告诉我们，疫情期积极应对，强化内部组织建设，为后疫情期业务的爆发做好充足准备非常重要。互联网企业是远程办公的先行者，能够快速进行转型升级；对于传统白酒企业而言，则需从头学习和推广应用。

02

　　疫情期，如何通过线上联络构建社区化组织？

　　以笔者所在公司为例，疫情期如何高效的做好内部员工组织和外部客户动员？如何通过线上联络构建社区化组织？

　　

　　（备注：①北京君度卓越咨询公司为垂直于白酒行业专业领域的酒水咨询服务公司，所服务客户分布在全国各地，内部员工天南海北分散在全国，面临着更大的工作协同和组织建设挑战。②疫情初期，君度内部员工组织和外部客户动员，在短短的4天时间内，总计召开24场视频会议，累计参会377人时）

　　（一）如何高效的做好内部员工组织

　　1、三级线上视频会议组织动员，统一思想，积极应对


　　疫情迅速扩大后，公司全员牺牲假期休息时间，从大年初二开始至大年初三，完成内部员工决策层、管理层、执行层的三级组织动员。通过内部视频会议等方式，要求各项目人员收集各区域疫情期市场情况反馈，收集各自所服务客户情况反馈，积极研讨疫情发展的趋势、疫情给白酒行业可能带来的影响、疫情对所服务客户可能产生的影响、各项目组能给所服务项目提供的价值以及给到客户疫情期应对措施的建议。


　　2、开启线上项目驻点服务，针对所服务项目进行内部研讨，形成举措


　　大年初四开始至初五，公司全员开启线上项目驻点服务，在前期组织动员工作的基础上，公司分事业部（包含新文化团队、新营销一部、新营销二部、数字化团队）召开全员会议，针对所服务项目进行逐个的专题研讨，形成具体的应对举措建议。

　　初五晚上公司再次召开总监级以上会议，进一步统一思想，做好后续工作部署，包括公司内部工作部署和外部客户工作计划。

　　至此，公司全员在统一思想的基础上，完成针对所服务客户的后续工作部署规划。公司内部总体上，思想统一、步伐整齐、举措有力，实现了内部员工的高效组织和动员。


　　（二）如何高效的做好外部客户动员，有效推进的3个动作1、与各企业高层电话沟通：探讨疫情形势下企业的应对举措

　　由公司合伙人、总监与所服务项目高层领导进行电话沟通，沟通企业所在地区疫情防控措施、市场经销商/终端老板反馈、企业内部管理等，进行针对性分析，商讨应对举措。

　　2、召开项目服务工作推进研讨会：客户方统一思想、统一举措


　　召开正式的项目服务工作推进研讨会，与甲方共同制定切实可行的应对措施，统一甲方内部思想，快速形成决策和行动，并传导到市场经销商、终端、消费者环节。

　　会议要求甲乙方高层领导和联合项目组成员全部参加，对于企业面临的疫情形势，以及后续采取的应对举措进行逐项研讨，包括但不限于：内部员工健康管理、组织动员，外部经销商、终端调研，经营目标和经营节奏调整、疫情期品牌提升的动作、销售体系的应对、组织优化提升、数字化转型升级等。3、项目组常态化线上驻点：快速跟进、快速响应、快速解决

　　各项目组保持常态化线上驻点服务，对于会议形成的决策快速跟进形成具体执行方案，对于甲方提出的需求快速响应并能够快速解决。

　　总体上，从外部客户动员，推进会议形成决策，到行动落实，形成有效的工作闭环，保证项目服务工作的高效开展，获得甲方高度评价和认可。

　　（三）疫情期如何通过线上联络构建社区化组织？五大体系：“学”“练”“融”“用”“情”

　　以上内部员工组织和外部客户动员，为疫情快速扩大前期，公司内部的临时应急举措。为应对可能的长时间疫情期，公司在日常管理的基础上，完善社区化组织建设的五大体系，通过线上工具实现，具体如下：

　　1、“学”：2级培训机制:周二课堂 十二堂课，强化组织培训和赋能

　　培训机制1：《周二课堂》

　　以实战化学习应用为指导原则，每周二晚8点，公司全员以项目组为单位参加公司组织的《周二课堂》，学习完成后进行研讨，并撰写不低于2000字的学习心得，由公司组织评比。另，讲师和课程安排大致如下：


　　培训机制2：《十二堂课》

　　针对不同的岗位层级，在不同的能力成长时间阶段，分别制定开发《十二堂课》，建立内部知识沉淀库，实现内部员工赋能，帮助其在不同阶段，获得针对性的培训和提升。以下为十二堂课部分内容展示：


　　2、“练”：总监月会，强化能力训练以“练”为指导原则，每月中旬召开项目总监会，除正常的工作汇报外，同时也是项目总监学习、展示和练习提升的重要举措。以如何提案为例，需要“练”的内容有：具体问题概念化的抽象化能力、化繁为简的结构化思维能力、场景化客户化的语言描述能力。

　　3、“融”：公司全员会，强化组织能力和文化融合

　　以“融”为指导原则，每2个月召开一次全员会，为期2-3天，在全员范围内进行分享，预期目标：一是实现内部组织的能力大融合：包括枫言枫语、最佳实践、项目过会等，进行大展示、大学习、大提升。二是实现内部组织文化大融合：包括团队聚餐、务虚会等，坦诚沟通、用身体温暖灵魂，增强团队凝聚力。以下为全员会议程大致展示：


　　4、“用”：4级会议复盘体系，强化项目实践应用

　　Ø 日同步：由项目经理主导，对项目工作进行“早计划、晚复盘”，并在“项目工作管理群”同步当日工作和成果信息，细化项目管理时间颗粒度。

　　Ø 周跟进：由项目总监主导，针对项目经理撰写《周工作总结与计划》中的重点工作事项，进行指导并督导执行进度，并与甲方对接人构沟通工作完成进度情况。

　　Ø 月总结：由合伙人主导，基于各项目撰写的《月工作总结与计划》，开展项目服务月度总结会，针对当月重点工作内容完成情况，成果与得失，以及后续给客户提供的价值，进行深入剖析，形成改进措施和下一阶段重点工作排期。

　　Ø 周复盘：由董事长、总经理主导，在合伙人层级，进行各项目复盘总结，通过“三线、三会、三关键”，实现各项目的深度化管理和指导。

　　5、“情”：4关心访谈，强化“情感账户”建设，打造有温度的人情原乡

　　每月由人资资源部发起，由上级领导对下级员工开展4关心面谈，加强员工“能力账户”之外的“情感账户”建设，让员工感受到组织的温暖和关怀，增强团队凝聚力。4关心访谈内容，包括身心健康、能力成长、职务晋升、收入增长。总体上，基于学、练、融、用、情五大体系的建设，基于线上联络，打造有凝聚力和战斗力的社区化组织。

03

　　>打造纵深一体化的线上办公机制，可选择的线上办公工具和应用

1.疫情期各线上办公软件公司，纷纷扩大使用权限，以下为可选择的


　　2、以钉钉软件使用为例，以下为应用场景和功能的办公指南        

　　（1）疫情期如何远程定时了解员工健康情况？用钉钉“员工健康”健康打卡功能，简单快速收集人员健康状况，打造健康管理的在线化与数字化。还能一键提醒未填员工，实施查看回收结果，高效统计数据。

　　（2）紧急信息如何快速通知全体人员？用好钉钉全员群/部门群/项目群等多种群聊功能，一条消息就能通知上万人。还能看员工是否已读，未读用DING功能转成短信、电话提醒，保障通知到位。

　　（3）如何不见面也能发起百人会议？用钉钉视频会议功能，手机和电脑无缝切换，支持数字化在线办公室共享屏幕和文件，远程开会和面对面一样高效。疫情期免费开放102方不限时，有需要的话可支持302方，百人在线会议安全高效简单。

　　（4）超大企业组织，如何发起万人远程大会？用钉钉群直播功能，手机或电脑可轻松组织安全的远程大会，最大支持千万人同时在线观看、实时互动、在线统计，直播录像能保存，方便员工随地查看回放。

　　（5）如何远程分配工作任务，追踪项目进度？异地办公时，明确的分工配合，清晰的进度管理，对推进工作十分重要。用钉钉项目群功能，安全沟通，创建和分配工作任务，追踪完成情况，实施有着落，件件有回响。

　　（6）不能当面签字，如何远程处理审批批单？用钉钉审批功能，用手机发起申请执行签批。钉钉免费提供超过10万种的审批模板，支持各行业能够安全高效的搭建在线办公流程。

　　以上为钉钉在线办公常用的功能概要说明，供大家参考，钉钉办公软件更多功能使用，参阅阿里巴巴钉钉发布的《在家办公，在线办公指南》。（文章来源丨酒业商业评论 ）

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